Решения для бизнеса на базе ERP системы Odoo

Импорт накладных и счетов из электронных таблиц

Как импортировать накладные в формате XLS, XLSX в Odoo

Многие компании используют файлы в формате электронных таблиц для передачи документов поставки. Зачастую счета, накладные от поставщиков содержат десятки, или даже сотни строк с позициями товаров. Чтобы уйти от ручного создания заказов поставщикам в Odoo, можно использовать специальные решения, которые позволяют автоматизировать процесс импорта документов.

Наше решение по импорту документов от поставщиков позволяет создавать заказы в Odoo, импортируя их из документов в формате XLS, XLSX. Для идентификации товаров используется штрихкод, таким образом документы поставщика должны содержать информацию со штрихкодами товаров.

Подготовка: описание документа поставщика

Перед началом работы с конкретным документом необходимо создать шаблон, по которому будет производиться импорт.

Шаблон создается один раз. Корректировки в него вносятся только при изменении структуры файла поставщика.

Выберите пункт меню Настройки - Документы поставщиков и нажмите Создать.

1) Введите наименование документа поставщика.

Опишите в наименовании всю информацию о документе, чтобы в дальнейшем было понятно о каком именно документе идет речь.

2) Выберите формат файла.

3) Укажите поставщика.

4) Установите валюту документа.

5) Укажите какой налог используется в данном документе.

Если налог учитывать не нужно оставьте это поле пустым.

6) Откройте файл поставщика на своем компьютере и посмотрите с какой строки начинаются товарные позиции документа. Введите номер первой строки с данными.

7) Посмотрите в файле номера колонок с информацией о штрихкоде, количестве, цене и наименовании товара. Введите номера колонок для соответствующих полей в таблицу. Для добавления новой строки нажмите Добавить.

8) В некоторых документах штрихкод может находиться не в отдельной колонке, а в колонке с наименованием товара. В этом случае активируйте опцию Штрихкод в наименовании.

В этом случае номера колонок для полей Штрихкод и Наименование товара должны совпадать.

После ввода всех данных нажмите Сохранить.

Импортирование документов 

После создания шаблона документа, можно начинать процедуру импорта. Перейдите на панель управления и выберите закладку Импорт.

1) Укажите документ поставщика

В этом списке представлены все созданные шаблоны документов. Выберите нужный.  Автоматически будут заполнены поля из выбранного шаблона.

2) Нажмите Загрузить файл для загрузки файла поставщика с вашего компьютера.

3) Нажмите Импорт для запуска обработки документа.

4) По завершении обработки будет автоматически создан новый заказ поставщику.

Нажмите на номер заказа для того чтобы открыть его.

5) Ниже будет выведена таблица с результатами импорта. В ней можно увидеть какие строки были успешно импортированы (колонка ОК отмечена флажком, цвет строки серый) и какие не были (цвет строки красный, в колонке Примечание отображена причина, по которой строка не была импортирована).

7) Если необходимо повторно обработать тот же документ, например, после создания недостающих товаров в Odoo, то  активируйте опцию Перезаписать заказ и повторно нажмите Импорт.

При этом строки заказа поставщику будут удалены и затем импортированы заново.