Решения для бизнеса на базе ERP системы Odoo

Проведение расходов компании

Как фиксировать и утверждать расходы, проводить возмещение расходов сотрудников

Процедура фиксации и проведения расходов в ERP системе Odoo версии 10.0 следующая:

1) сотрудники фиксируют информацию о расходах в системе,

2) периодически, они формируют отчет о расходах и отправляют его своему менеджеру,

3) после утверждения менеджером, отчет о расходах передается в бухгалтерию,

4) бухгалтер проверяет информацию, проводит расходы и возмещает сотрудникам потраченные средства.

Фиксация расходов

Для фиксации расхода перейдите в раздел Расходы и выберите меню Мои расходы - Подготовленные.

Чтобы зафиксировать новый расход нажмите Создать. В карточке расхода выполните следующие действия:

1) Выберите статью затрат.

2) Укажите сумму расхода.

3) Введите описание расхода.

4) Укажите чьи денежные средства были потрачены:

    • Сотрудник (возврат денег) - если сотрудник потратил свои деньги и ему нужно их возместить.

    • Компания - если деньги на расходы были выделены из кассы/счета компании.

При выборе опции Сотрудник (возврат денег ), сотрудник будет выступать в качестве поставщика. После проведения расхода бухгалтером, будет иметься задолженность перед сотрудником. Задолженность будет погашена после регистрации платежа.

Просмотреть кредиторскую задолженность перед сотрудником можно в его карточке клиента. Выберите закладку Бухгалтерский учет и в группе Закупка просмотрите поле Сумма кредиторской задолженности. Перед этим убедитесь что активирован режим разработчика.

5) Оставьте комментарий к расходу, в случае необходимости.

6) Прикрепите к документу фотокопию чека или квитанции, если этого требуют внутренние инструкции компании.

Также можно изменить дату расхода (поле Дата) и зафиксировать расход на определенного сотрудника (поле Сотрудник).

7) Нажмите Сохранить, если отчет о расходах будет подаваться позднее.

Сотрудники могут фиксировать расходы в течении недели и, например, в конце недели, подавать один общий отчет о своих расходах за неделю менеджеру.  Как отправить  отчет о расходах менеджеру будет описано ниже.

8) Если необходимо сразу передать расход на утверждение менеджеру - нажмите Передать на утверждение.

Передача отчета о расходах на утверждение

Перейдите в раздел Расходы и выберите меню Мои расходы - Подготовленные

1) Выберите расходы, которые необходимо включить в отчет.

2) Зайдите в меню Действие и нажмите Отправить менеджеру.


В карточке отчета о расходах:

1) Введите наименование.

2) Нажмите Сохранить.

Чтобы просмотреть отчеты о расходах перейдите в меню Мои расходы - Отчеты о расходах.

Утверждение расходов

Утверждать расходы может пользователь, у которого выбрана роль Должностное лицо или Менеджер.

Чтобы просмотреть отчеты переданные на утверждение, перейдите в меню На утверждение - Расходы на утверждение.

Выберите один из отчетов.

1) Нажмите Утвердить, чтобы передать отчет далее на проведение и оплату.

2) Если расходы не подлежат утверждению, нажмите Отклонить.

Проведение расходов

Выполнять операции по проведению расходов и возмещению затраченных сотрудниками денег может пользователь с правами на модуль Бухгалтерия и финансы - Бухгалтер и на модуль Расходы - Менеджер.

Чтобы просмотреть отчеты о расходах готовые к проведению перейдите в меню Бухгалтер - Расходы к проведению.

Выберите один из отчетов.

Если при фиксации расхода была выбрана опция Кто платит со значением Компания, перед проведением, укажите в поле Касса/счет с какого счета или из кассы будут списаны деньги.


Нажмите Провести.

После проведения данные о расходе фиксируются в журнале  расходов и попадают в финансовую отчетность компании.

Выплата возмещения сотрудникам

Чтобы просмотреть отчеты о расходах, которые готовы к оплате, перейдите в меню Бухгалтер - Расходы к оплате

Выберите один из отчетов и нажмите Регистрация платежа.


Введите следующую информацию в окне платежа:

1) Укажите кассу (расчетный счет) из который будет проведен платеж.

2) Оставьте комментарий в случае необходимости.

3) Нажмите Утвердить для проведения платежа.

После регистрации платежа денежные средства будут списаны с указанного счета (кассы) и погашен долг сотруднику на указанную сумму.