Решения для бизнеса на базе ERP системы Odoo

Настройка модуля "Расходы"

Как настроить модуль, создание статей затрат

Для ведения успешного бизнеса необходимо иметь оперативную информацию о расходах компании. Система Odoo позволяет фиксировать и анализировать расходы, имеет функционал для разграничения доступа к записям, разделения сотрудников по ролям. За реализацию этих возможностей отвечает модуль "Расходы".

Типы пользователей

Модуль "Расходы" позволяет задавать для пользователей 3 типа ролей.

1) Обычный пользователь - разрешено фиксировать расходы и передавать отчет на утверждение менеджеру. Для активации этой роли оставьте строку пустой.

2) Должностное лицо - помимо возможностей обычного пользователя, разрешено подтверждать отчеты о расходах.

3) Менеджер - имеет полные права по проведению расходов и выплате возмещения сотрудникам. При этом пользователю также должна быть установлена роль Бухгалтер для модуля Бухгалтерия и финансы.

Создание статей затрат

Перед началом использования модуля Расходы необходимо создать статьи затрат.

1) Перейдите в раздел Расходы.

2) Выберите меню Настройки - Статьи затрат.

Чтобы получить доступ к данному меню, у пользователя должны быть установлены права на модуль РасходыМенеджер .

3) Нажмите Создать.

4) Введите наименование статьи затрат.

5) Выберите тип.

Статья затрат - это по сути обычный товар, в котором включен флажек Может быть расходом.
Поэтому типы такие же как и у товаров: Услуга, Товар, Расходный материал.  
Рекомендуется использовать тип: Услуга.

6) Укажите стоимость.

Стоимость имеет смысл указывать у тех статей затрат, которые постоянны и стоимость не меняется или меняется редко.
Если каждый раз стоимость разная, оставьте стоимость равной 0,00.

7) Нажмите Сохранить.

Настройка фиксации расходов путем отправки писем

Odoo позволяет автоматизировать процесс фиксации расходов путем отправки писем на определенный почтовый алиас.

Для активации этой опции необходимо выполнить следующие шаги.

1) Перейдите в раздел Расходы и выберите меню Настройки - Настройки.

2) Заполните поле Псевдоним электронной почты, указав неиспользуемое для других алиасов имя. Например, expense.

Для корректной работы данного функционала, необходимо чтобы были произведены настройки серверов входящей и исходящей почты.

3) Убедитесь, что пользователи, которые будут пользоваться данным функционалом, зарегистрированы как сотрудники в системе. Проверьте также, что у них задано поле Рабочая эл. почта в карточке сотрудника. Именно с этого почтового ящика письма будут корректно обрабатываться системой Odoo.


Требования к письму, отправляемому на алиас расходов:

1) Прикрепите к письму фотографию квитанции о расходах, если это необходимо.

2) В теме письма укажите сумму расхода, в формате "155.00".

Использование точки "." в качестве разделителя дробной части - обязательно. Иначе сумма не будет подставлена в соответствующее поле.

3) Для автоматического выбора статьи затрат укажите в теме письма артикул статьи, в формате "[Артикул_статьи_затрат]".

Для автоматической подстановки требуемой статьи затрат, в ее карточке должно быть заполнено поле Артикул.
В наименовании артикула можно использовать как латиницу, так и кирилицу.

Примеры тем письма:

  • [доставка] 250.10

  • 175.0 [internet]

  • бумага и ручки [офис] 78.90 


Если у вас возникли сложности или вопросы по настройке -

обращайтесь в нашу службу поддержки